電磁的記録と宅建業法改正の書面交付義務

電磁的記録と宅建業法改正について

2022年5月18日、不動産業界に大きな変革をもたらす宅建業法の改正が施行されました。この改正は、日本政府が推進する「デジタル社会」の形成を目的とした「デジタル改革関連法」の一環として実施されたものです。

 

従来の不動産取引では、紙の書面による交付や押印が必須とされていましたが、これらの手続きには多大な労力やコスト、保管スペースが必要でした。こうした課題を解決するため、宅建業法改正では主に「押印義務の廃止」と「電磁的記録による交付の許可」という2つの大きな変更が行われました。

 

この改正により、不動産業界のDX（デジタルトランスフォーメーション）が加速し、業務効率化やペーパーレス化が進むことが期待されています。本記事では、宅建業法改正の詳細と電磁的記録の活用方法について詳しく解説します。

 

電磁的記録が可能になった対象書類

宅建業法改正により、電磁的記録による交付が認められるようになった書類は以下の4種類です。

 

1. 媒介契約・代理契約締結時の交付書面（35条書面）
   • 専任媒介契約や一般媒介契約を締結する際に交付する書面
   • 契約の種類、有効期間、報酬額などが記載されたもの
2. 指定流通機構（レインズ）登録時の交付書面
   • 物件情報をレインズに登録した際に依頼者に交付する書面
   • 登録年月日や登録番号などが記載されたもの
3. 重要事項説明書（35条の2書面）
   • 契約締結前に交付・説明する書面
   • 物件の権利関係や法令上の制限などが記載されたもの
4. 売買・交換・賃貸契約締結時の交付書面（37条書面）
   • 契約締結後に交付する書面
   • 契約内容や条件などが記載されたもの

これらの書類は、従来は紙での交付が義務付けられていましたが、改正後は相手方の承諾を得ることを条件に、PDFなどの電子データで提供することが可能になりました。

 

電磁的記録による37条書面の交付方法と手続き

37条書面（契約締結時交付書面）を電磁的記録で交付する場合、以下の手順と要件を満たす必要があります。

 

1. 相手方の承諾を得る
電磁的記録による提供を行うためには、まず取引の相手方から承諾を得なければなりません。この承諾は、電磁的方法の種類や内容を示した上で取得する必要があります。

 

2. 電磁的記録の要件を満たす
提供する電磁的記録は以下の要件を満たす必要があります。

 

• 相手方が出力して書面を作成できるものであること
• 記載事項の改変が行われていないか確認できる措置が講じられていること
• 提供に係る宅地建物取引士が明示されていること

3. 適切な方法で提供する
電磁的記録の提供方法としては、主に以下の方法があります。

 

• 電子メールでの送信
• クラウドストレージでの共有
• 専用のシステムやアプリを通じた提供

4. 相手方からの撤回に対応する
相手方は、いつでも電磁的記録による提供の承諾を撤回できます。撤回の申出があった場合は、それ以降は書面で交付する必要があります。

 

電磁的記録の法的効力と宅建士の役割

電磁的記録で交付された書面は、紙の書面と同等の法的効力を持ちます。しかし、その効力を確保するためには、宅建士の関与が不可欠です。

 

宅建士の記名について
電磁的記録による提供を行う場合でも、宅建士の記名は必要です。改正前は「記名・押印」が必要でしたが、改正後は「押印」が不要となり「記名」のみで足りるようになりました。ただし、記名は省略できません。

 

宅建士の明示義務
37条書面の電磁的記録による提供を行う場合、その提供に係る宅建士を明示する必要があります。単に承諾を取得するための通知の中に宅建士を明示するだけでは不十分で、電磁的記録自体の中で宅建士を明示しなければなりません。

 

宅建士による説明義務
重要事項説明書（35条の2書面）については、電磁的記録で交付する場合でも、宅建士による説明義務は免除されません。ITを活用したオンライン重説など、適切な方法で説明を行う必要があります。

 

電磁的記録導入のメリットとコスト削減効果

電磁的記録の導入は、不動産業界に様々なメリットをもたらします。

 

業務効率化

• 書類作成・管理の時間短縮
• 修正・更新が容易
• 遠隔地との取引がスムーズに

コスト削減

• 印刷コストの削減（用紙代、インク代、プリンター維持費）
• 郵送費の削減
• 保管スペースの削減（オフィス賃料の節約）

環境負荷の軽減

• ペーパーレス化による紙資源の節約
• CO2排出量の削減
• 環境に配慮した企業イメージの向上

具体的な削減効果の試算
中規模の不動産会社（年間取引件数500件）が電磁的記録を導入した場合の年間コスト削減効果は以下のように試算されます。

 

項目	従来方式	電磁的記録	削減額
印刷コスト	約75万円	約15万円	約60万円
郵送費	約50万円	約10万円	約40万円
保管コスト	約30万円	約5万円	約25万円
人件費（書類作成・管理）	約200万円	約120万円	約80万円
合計	約355万円	約150万円	約205万円

このように、電磁的記録の導入により年間200万円以上のコスト削減が期待できます。

 

電磁的記録の実務上の注意点と改変防止措置

電磁的記録を活用する際には、いくつかの実務上の注意点があります。

 

改変防止措置の具体例
電磁的記録の改変防止措置としては、以下のような方法が考えられます。

 

1. 電子署名の活用
   • 電子署名法に基づく電子署名を付与
   • タイムスタンプを併用して作成時刻を証明
2. PDFのセキュリティ設定
   • 編集・印刷制限を設定
   • パスワード保護を設定
3. 専用システムの利用
   • 電子契約サービスの活用
   • ブロックチェーン技術を活用した改ざん検知

実務上の注意点

1. 相手方のITリテラシーの確認

   電磁的記録による提供を行う前に、相手方がそれを受け取り、閲覧できる環境にあるかを確認しましょう。特に高齢者など、ITに不慣れな方には配慮が必要です。

    

2. 承諾の取得方法

   承諾は口頭ではなく、書面または電磁的記録で取得することが望ましいです。また、承諾の内容（どのような電磁的方法を用いるか）を明確にしておきましょう。

    

3. データの保存期間

   宅建業法では、37条書面などの保存期間は5年間と定められています。電磁的記録の場合も同様の期間、適切に保存する必要があります。

    

4. セキュリティ対策

   個人情報を含む電磁的記録を扱う際は、情報漏洩対策を徹底しましょう。暗号化やアクセス制限など、適切なセキュリティ対策を講じることが重要です。

    

国土交通省：不動産取引時の書面が電子書面で提供できるようになります

電磁的記録と宅建試験の出題傾向分析

宅建業法改正に伴い、宅建試験でも電磁的記録に関する問題が出題されるようになりました。令和5年（2023年）の宅建試験では、37条書面の電磁的方法による提供に関する問題が出題されています。

 

令和5年問26の分析
この問題では、37条書面の電磁的方法による提供に関する4つの記述の正誤を問うものでした。主なポイントは以下の通りです。

 

1. 相手方からの承諾の必要性
2. 宅建士の明示義務
3. 出力可能性の要件
4. 改変防止措置の必要性

これらはいずれも実務上も重要なポイントであり、試験対策としても押さえておくべき内容です。

 

今後の出題予想
今後の宅建試験では、以下のような内容が出題される可能性があります。

 

• 電磁的記録の対象となる書面の種類
• 電磁的記録による提供の要件
• 承諾の取得方法や撤回に関する規定
• オンライン重説に関する規定
• 電子署名や改変防止措置に関する内容

宅建業者や宅建士を目指す方は、これらの内容について理解を深めておくことが重要です。

 

試験対策のポイント

• 宅建業法の条文だけでなく、施行令や施行規則の内容も確認する
• 実務上の取扱いと試験での出題傾向の違いに注意する
• 新しい制度であるため、今後の法改正や運用の変更に注意する

電磁的記録の将来展望と不動産DXの可能性

電磁的記録の導入は、不動産業界のDXの第一歩に過ぎません。今後は更なる技術革新やサービス向上が期待されています。

 

ブロックチェーン技術の活用
ブロックチェーン技術を活用した不動産取引プラットフォームの開発が進んでいます。これにより、取引の透明性が高まり、改ざんのリスクが大幅に低減されることが期待されます。

 

AI技術との連携
AI技術と電磁的記録を組み合わせることで、契約書のチェックや重要事項の抽出、リスク分析などが自動化される可能性があります。これにより、業務効率の更なる向上が見込まれます。

 

メタバースでの物件案内
VR/AR技術とメタバースを活用した物件案内が普及すれば、実際に現地に行かなくても物件の内覧が可能になります。これに電磁的記録による契約手続きが組み合わさることで、完全オンラインでの不動産取引が実現するでしょう。

 

法制度の更なる整備
現在の電磁的記録に関する規定は、まだ発展途上の段階です。今後、より多くの書面が電磁的記録の対象となったり、手続きが簡素化されたりする可能性があります。

 

国際的な取引の円滑化
電磁的記録の普及により、国境を越えた不動産取引が円滑になることも期待されます。海外投資家との取引や、海外在住の日本人が日本の不動産を購入する際のハードルが下がるでしょう。

 

不動産業界は、これまで比較的デジタル化が遅れていた分野でしたが、宅建業法改正を契機に大きく変わろうとしています。電磁的記録の活用は、その変革の重要な一歩となるでしょう。

 

不動産取引のデジタル化に関する詳細解説